2023-3-6 13:27:24您的位置： > 业务介绍 > 正文
山东省档案工作业务建设评价办法
第一条 为推进山东省党政机关、人民团体、企事业单位档案工作高质量发展，推动全省档案事业有效服务国家治理体系和治理能力现代化，根据《中华人民共和国档案法》等有关法律法规，结合全省档案工作实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于全省各级党政机关、人民团体、企事业单位及各中央驻鲁单位档案业务建设评价工作（以下简称“评价工作”）。
第三条 评价工作依据《山东省档案工作业务建设评价标准》（以下简称《评价标准》，见附件1）开展，重点对评价工作开展年度（含）前3年的档案业务建设情况进行评价。
第四条 评价结果分规范单位、先进单位、示范单位（包含示范系统）三个等级。对照《评价标准》，经评价审核分数为80分（含）—85分（不含）为规范单位，85分（含）—95分（不含）为先进单位，95分（含）以上为示范单位。《评价标准》中加分因素是晋升和保持“示范单位”的必要条件。申报“示范单位”“示范系统”（含复查，下同）的，直属单位及系统档案工作85%（含）以上达到“规范单位”以上标准。
第五条 评价工作由省、市、县（市、区）档案行政管理部门按照权限分级组织实施。
省档案局负责省直部门单位评价工作的初步审核、现场核查组织及结果审核，并会同省档案馆对全省评价结果进行公示、通报。
市、县（市、区）档案行政管理部门负责所辖地区评价工作的初步审核、现场核查组织及结果审核。各市档案局每年11月底汇总本行政区域内各等次评价结果，报省档案局进行公示、通报。
“示范单位”由省、市档案行政管理部门按管辖范围进行评价，县（市、区）档案行政管理部门对“示范单位”以下等次进行评价。
各级各部门单位如对评价结论有异议，可向省档案局提出书面复评申请，由省档案局组织复评，并及时反馈复评结果。
第六条 评价采取自愿原则。鼓励各级各部门单位积极参加评价工作，将评价工作纳入本部门单位年度工作计划。
具备“示范单位”条件的，可直接申请“示范单位”等级评价；经评价审核为“先进单位”和“规范单位”的，一般应在取得相应等级1年以上方可申请更高等级评价。
第七条 评价工作每五年为一个考核周期。三年内完成第一轮评价工作；后两年为提高、复查阶段，对晋升更高等级的单位进行评价，对保持原有等级的单位进行复查。
第八条 评价工作应组建专家组开展。省级专家组成员由省本级相关处室、有关部门单位档案业务骨干等组成；市、县（市、区）级专家组成员由市、县（市、区）本级相关科（处）室、有关部门单位档案业务骨干等组成。
第九条 评价工作按照如下程序开展：
（一）自查申报。提出业务建设评价申请的部门单位对照《评价标准》进行自评，并将业务建设总体情况报告、评价申请表（附件2）和评价得分表（附件3）等材料（一式三份）报同级档案行政管理部门。县（市、区）档案行政管理部门汇总所辖区域内“示范单位”申报名单及材料报市档案行政管理部门。
（二）材料审核。档案行政管理部门对提出业务建设评价申请的部门单位提交的材料进行初步审核。经审核基本达到规范要求的，组织专家进行现场核查；经审核仍达不到要求的，提出整改完善意见。
（三）现场核查。档案行政管理部门组织专家组成员，对提出业务建设评价的部门单位进行现场核查评分。专家组对照《评价标准》逐项核查，形成书面核查意见报档案行政管理部门。
（四）结果评价。档案行政管理部门对核查意见进行复核，根据复核结果确定申请单位评价等级。
为保障各市、县（市、区）把握评价标准的一致性，省档案局不定期对各市、县（市、区）组织开展的评价情况进行随机抽查。抽查结果与原评价结果出入较大的，进行重新确定。
（五）公示通报。省档案局会同省档案馆对通过评价的部门单位于每年12月进行公示，公示后无异议的进行通报。
第十条 各级档案行政管理部门对已评价单位进行复查，对档案管理水平低于评价等级的，督促限期整改；对整改后仍不合格的，取消其相应等级资格或降级并予以公布。
第十一条 存在以下情形之一的，不得通过业务建设评价：
<!--[if !supportLists]-->（一） <!--[endif]-->档案库房建设有安全隐患的；
（二）考核周期内发生档案实体安全和信息安全事故的；
（三）发现有档案管理违法违纪行为的。
第十二条 评价工作坚持实事求是、注重实效，反对形式主义和弄虚作假行为。
第十三条 为使档案工作更好为乡村振兴和新旧动能转换提供有效数据支撑，鼓励具备条件的行政村、社区等基层组织参加申报，评价标准重点在档案数据资源建设和服务经济社会效能等方面。
第十四条 本办法由山东省档案局负责解释。
第十五条 本办法自发布之日起施行。
附件：1.山东省档案工作业务建设评价标准
2.山东省档案工作业务建设评价申请表
3.山东省档案工作业务建设评价得分表
4.山东省档案工作业务建设评价审批表
附件1
山东省档案工作业务建设评价标准
评价 项目 | 评价内容 及分值 | 评价细则 | 评价方式 | 备注 |
一、 组 织 领 导 和 制 度 建 设 (24分) | 1．组织管理 （13分） |
明确档案工作机构或指定档案工作负责部门,负责对本单位、本系统和直属单位的档案工作进行指导、监督与检查（1分）； 建立由单位分管档案工作的负责人、档案工作机构及相关部门负责人组成的档案工作协调机制（领导小组、联席会议等），通过档案工作协调机制协调处理本单位档案工作重大事务和重要事项（档案信息化、档案降解密、划分控制使用范围等）（1分）； 建立由档案部门工作人员、各部门专兼职档案人员组成的档案工作管理网络和科学有效的监管运行机制（1分）； 档案工作列入领导议事日程，研究解决档案工作人员、经费、场所、设施设备等实际问题（2分）； 将档案工作纳入领导和工作人员岗位职责，纳入各项工作流程，与其他业务工作同部署、同检查、同奖惩（2分）； 本单位发展规划（工作计划）及考核方案中有档案工作内容（1分）； 贯彻落实档案工作法律法规规范和技术标准，无档案管理违法违纪行为（1分）； 档案工作机构有效发挥存史、留凭、资政、育人等功能（2分）； 组织档案宣传教育和业务培训，增强全员档案意识和档案法治意识（1分）； 接受同级档案行政管理部门和上级业务主管部门监督、指导，按照规定时限完成重大活动、重点工程、科研项目档案登记、档案统计年报、政府公开信息报送、档案移交进馆等档案业务工作（1分）。
| 查阅相关证明材料。 | 有档案管理违法违纪行为的，不得通过业务建设评价；有违法行为的，依法进入行政处罚程序。 |
2.档案工作人员（3分） |
档案工作机构或档案工作负责部门配备与工作量相匹配的、能够胜任岗位要求的专（兼）职档案人员并保持相对稳定（1分）； 单位业务部门档案工作人员具备相应的档案专业知识，档案工作机构专职档案人员文化水平达到大专以上，管理属于国家所有档案的工作人员应当持证上岗（1分）； 加强档案业务学习，积极参加档案业务知识和岗位技能培训（1分）。
| 查阅相关证明材料。
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机关（含人民团体，下同）档案工作人员应为机关正式在编人员，违反该规定的，不予得分。
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3. 制度建设（8分） | 制发本单位或本系统档案管理办法（0.5分）； 制定文件材料归档、档案保管、保密、鉴定、销毁、统计、利用、库房管理等各项制度（2分）； 制定本单位档案分类方案、文件材料归档范围、保管期限表，并报档案行政管理部门审核（1分）； 制定本单位档案整理规范，明确档案整理原则、整理方法、档号编制要求和档案装具要求（0.5分）； 明确不同载体档案收集、整理要求和保管条件（0.5分）； 制定本单位档案安全管理应急预案（0.5分）； 建立档案工作奖励和责任追究制度（1分）； 各项制度得到有效执行，无“空档滑行”或制度不落地情况（2分）。 | 查阅相关证明材料，并依据制度及业务规范要求和单位实际归档管理情况，验证制度执行力和落实情况。 | 系统内上级单位明确要求下级单位执行相应制度且各项制度要求能够规范落实的，可根据实际情况不予扣分。 | |
二、 档 案 资 源 建 设 (22分)
| 4.档案集中统一管理（4分）
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档案机构集中统一保管本单位全部档案（包括文书、科技、会计及各类业务档案），对业务部门或基层单位保存的业务档案，暂不具备集中统一保管条件的，要建立档案管理台账或目录，归档文件数量纳入档案统计范围，并对其实体保管和信息利用情况进行动态监管（4分）。
| 实地查看。 | 没有实现档案集中统一保管的不得通过业务建设评价。 |
5.档案资源前端控制（15分） |
严格执行文件材料归档制度，依据工作总结、大事记、宣传材料等，按照资金流、物资流、档案流三项内容一致原则，确保各类文件材料应收尽收，应归尽归（4分）； 健全档案门类，加强对文书、会计、科研、基建、设备、实物、照片、录音、录像等各种门类、各种载体档案的收集，特别是对重大活动、重点工程、重点科研项目以及业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体等档案的收集，维护档案资源齐全、完整、准确、系统（4分）； 单位档案机构对各类应归档文件材料的形成过程、整理质量、保存价值划定等进行检查，确保归档文件材料真实有效、整理规范（3分）； 文件形成部门负责人或承办活动（项目）的单位负责人是归档文件质量第一责任人，在文件归档前应对文件齐全、完整、准确、真实、整理规范情况进行审查，并签署归档质量审查意见（2分）； 各类文件材料应按国家有关规定及时归档，未明确归档期限的不得超过1年（2分）。
| 实地查看。 | 归档材料严重不全的，不得通过业务建设评价。根据实际情况向社会或本系统、本单位有关人员征集重要档案资料的加1分。 | |
6.档案移交进馆（3分） | 依据有关规定，及时向同级国家综合档案馆移交符合进馆要求的纸质及电子档案（3分）。 | 实地查看，向同级国家综合档案馆了解情况。 | 未按法定要求及时向同级国家综合档案馆移交档案的不得通过业务建设评价。 | |
三、 档 案 信 息 化 建 设 (20分) | 7.建设重点（20分） |
单位加强档案信息化工作，将其纳入电子政务和信息化建设总体规划（2分）； 按照《数字档案室建设指南》开展数字档案室建设，统筹传统载体档案数字化、电子文件归档与电子档案管理工作（2分）； 配备满足档案信息化管理需要的网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及移动设备等，适当冗余，方便扩展（3分）； 办公自动化系统具备电子文件归档功能，电子档案管理系统应当功能完备、适度前瞻，满足电子档案真实性、可靠性、完整性、可用性要求（4分）； 建立档案数字化常态机制，有序开展文书、照片、录音、录像档案数字化工作并符合《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T62-2017）等要求（3分）； 按照有关标准收集、整理单位数字信息，建立覆盖全部档案的目录数据库、全文数据库、多媒体数据库及专题数据库等（3分）； 制定档案数字资源备份、转换、迁移方案和策略，及时开展备份工作（1分）； 电子档案管理系统采取等级保护，分级保护等级与电子档案最高密级相适应（2分）。
| 查阅相关证明材料；实地查看。 | 建成国家级数字档案室的此项得满分。 |
四、 档 案 安 全 保 障 (20分) | 8.档案用房（7分） |
办公用房、档案库房、整理用房、阅览用房应分设，有条件的根据工作需要设置档案数字化用房、展览用房、服务机房等（1分，单位较小，不具备设置专门阅览室条件的可不扣分）； 档案库房选址合理，远离易燃、易爆物品和水、火等存在安全隐患的场所，不设置在地下或顶层（2分）； 库房内不得设置其他用房和明火设施，不应设置除消防以外的给水点，无其他给水排水管道穿越，达到“九防”要求，温湿度控制符合国家规定（3分）； 库房面积满足后续10年以上各类档案保管需要（1分）。
| 实地查看。 | 档案库房安全不达标的，不得通过业务建设评价。 |
9.档案设施设备配备（6分） |
档案办公设备。配备信息化管理需要的服务器、计算机、打印机、复印机、扫描仪、光盘刻录机、照像机、录音录像等设备（2分）； 档案保护设备。按照国家规定配备完善的消防、安保、温度湿度控制及容灾备份、应急电源等档案安全设施、设备（3分）； 档案装具。配备数量充足、符合国家标准的卷皮、卷盒及档案橱、架（1分）。
| 实地查看。 |
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10.档案安全管理（7分） |
完善人防、物防、技防、联防体系，确保档案实体和信息安全（2分）； 人员、档案出入库登记内容准确、规范、及时，定期进行库房安全检查，发现问题及时整改到位（1分）； 档案人员离职或调动工作时，严格执行档案交接制度，依据档案管理台账、统计报表、检索目录清点各种载体档案库存，并规范办理档案交接手续（1分）； 及时对破损档案进行抢救修复（1分）； 完善档案利用审核鉴定机制，明确鉴定机构、鉴定方法等，对拟公开的档案信息，依法依规审慎进行鉴定（1分）； 根据档案安全管理应急预案组织演练、培训，提高危机事件发生时相关责任人按照预案有序处置的能力（1分）。
| 查阅相关证明材料；实地查看。 | 发生档案实体安全和信息安全事故的，不得通过业务建设评价。 | |
五、 档 案 服 务 利 用 (14分) | 11.档案检索（2分） | 建立全宗卷，开展档案编目工作，文书、科技、会计、声像、电子等各类档案目录编制齐全、规范（1分）； 档案目录或全文检索效果好（1分）。 | 查阅相关证明材料；实地查看。 |
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12.日常利用（3分） | 优质高效提供档案借阅服务，严格执行利用制度（1分）； 利用网站、APP、服务平台等开展档案信息资源远程利用（2分）。 | 查阅相关证明材料；实地查看。 |
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13.编研开发（6分） |
编写或续编全宗指南、单位组织沿革、年度大事记、年鉴等，编制档案资料汇编（2分）； 开发整合档案信息资源，为领导决策、单位工作、社会需求提供优质档案信息服务（2分）； 利用档案资料举办陈列展览、编辑出版图书、拍摄专题片等，多角度、多形式开展档案文化传播（2分）。
| 查阅相关证明材料；实地查看。 |
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14.利用效果（3分） |
编写档案利用效果实例汇编（1分）； 档案利用服务工作成绩突出，效果显著，受到好评（2分）。
| 查阅相关证明材料。 |
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六、 档 案 工 作 创 新 (加分项10分) | 15.创新内容（10分） |
科技创新。在档案资源齐全收集、安全存储、有效利用等方面有技术创新，获得国家级奖项的加5分，获得省部级奖项的加4分，获得市厅级奖项的加3分，获得县级奖项的加2分； 理论创新。在档案管理全生命周期有创新性的理论研究成果，在国家级正式刊物发表的每篇加2分，在省级正式刊物发表的每篇加1分； 制度创新。每探索出一项在全国推广的档案管理制度加5分，在全省推广的加4分，在全市或本行业系统推广的加3分，在全县推广的加2分。
| 查阅相关证明材料；实地查看。 | 工作创新加满10分为止。 |