2022-2-11 11:05:42您的位置： > 业务介绍 > 正文
人事档案的整理及有关注意事项
人事档案整理工作是将收集起来的人事档案零散材料，以每个干部员工为单位进行鉴别归类、排序编目、技术加工、装订成卷的工作过程。
人事档案整理的步骤：
1、鉴别、分类
2、查缺
3、排序、编目
4、技术加工（裱糊、折叠、剪裁等）
5、录入目录
6、装订成卷
一、档案材料鉴别分类
（一）材料鉴别
1. 判断材料是否属人事档案、是否属本人材料，检查姓名是否一致，防止张冠李戴、同名异人。
2. 检查材料是否有重复，对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档。
3. 检查材料是否手续完备。写的材料、填的表格有无自己签名，组织上有无盖章，有无形成日期；新取得的学历学位材料要通过一定方式进行验证，确认真实无误后方可归档。
（二） 材料分类
1. 履历材料：
履历表和属于履历性质的登记表等材料，包括干部履历表、职工、教师、医务人员、军人登记表、简历表等。
2. 自传、报告个人有关事项材料：
本人所写的叙述经历、家庭情况、社会关系的自传性质的材料。
3 考察、考核、鉴定、审计材料：
考察材料；在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料；年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料；工作调动、转业等鉴定材料；后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料；经济责任审计结果报告。
4. 学历、学位、职称、培训等材料：
（一）学历学位材料。高中毕业生登记表，中专毕业生登记表；普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表；学生（学员、学籍）登记表-学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件及学历学位查询验证报告，党校学历证明；选拔留学生审查登记表等参加出国（境）学习和中外合作办学学习有关材料；国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
（2）职业资格和技术职务职称材料。专业技术职务任职资格评审表、申（呈）报表，聘任专业技术职务审批表等材料；职业资格考试合格人员登记表或职业（任职）资格证书复印件；教师资格认定申请表。
（3）科研学术水平材料。当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知；遴选博士生导师简况表；博士后工作期满登记表；被评选为专业技术尖人才的材料；科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料；创造发明科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
（4）培训材料。为期两个月以上的学员培训（学习、进修）登记表、考核登记表、结业登记（鉴定）表等材料。
5.政审材料
上级批复、审查（复查、甄别）结论、调查报告及主要依据与证明材料；本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；撤销原审查结论，的材料；各类政审表；更改（认定）姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料；计算连续工龄审批材料；档案审核工作中形成的“三龄二历一身份”认定材料等。
6.加入党团材料
中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书；整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见；不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料；取消预备党员资格的材料；退党、自行脱党材料；恢复组织生活（党籍）的有关审批材料；中国共产主义青年团入团志愿书；加入或退出民主党派的材料。
7.奖励材料：
表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批（呈报）表、先进、人物登记（推荐、审批）表、先进事迹材料；撤销奖励的材料
8.违反党纪、政纪、国法材料：
处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实（调查、复查）报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查
、交待及情况说明材料；解除(变更、撤销)处分的材料；检察院不起诉决定书、裁定书；公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
9. 工资、任免、出国等材料：
(1)工资材料。
新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动（套改）表、提职晋级和奖励工资审批表，工资变动登记表，工资停发（恢复）通知单；享受政府特殊津贴的材料；解决待遇问题的审批材料。
( 2)任免材料。
录（聘）用审批(备案)表；选调生登记表及审批材料，应征入伍登记表，招工审批表；取消录用、聘材料；干部任免审批表及相应考察材料；干部试用期满审批表；公务员登记表，参照公务员法管理机关（单位）工作人员登记表；公务员调任审批（备案）表，调动审批材料；援藏、援疆、挂职锻炼登记（推荐）表；授予（晋升）军（警）衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表；军人转业（复员）审批表；劳动合同、退（离）休审批表等材料；自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定，责令辞职的决定，辞退审批表、辞退决定材料；罢免材料。
（3）出国(境)材料
因公出国（境）审批表，在国（境）外表现情况或鉴定等材料；外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
（4）代表登记材料。
党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的委员当选通知或证明材料；委员简历，代表登记表等。
10. 其他材料：
中学生体格检查表、录用体检表，反应严重慢性病、身体残疾的体检表；工伤致残诊断书，确定致残等级的材料；人事档案报送（交接）单、干部（职工）介绍信；人事档案有关情况说明。毕业生就业报到证（派遣证），再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
二、档案材料收集补充
（一）履历材料
查缺重点：是否有1988年、1999年版干部履历表。1999年以前参加工作的，须有中央组织部制发的1988年版和1999年版干部履历表；1999年以后参加工作的，须有1999年版干部履历表。
补充收集及处理办法：缺少1988年版干部履历表的，应到干部员工当时所在单位补充收集，查找不到的，不再重新填写，可由原单位出具相关证明材料。履历表无照片、本人签字，组织印章和填表时间的，应予以补充完善。
（二）考核、鉴定材料
查缺重点：年度考核登记表、鉴定材料是否齐全。档案中须有干部员工本人列为考核范围以来历年的年度考核登记表。有的需要有在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料，援疆、援藏、挂职锻炼等考核材料，工作调动、转业等鉴定材料。要注意同干部员工经历对照，重要经历等一般都应有组织鉴定或证明材料，不能出现“空档”。
另外，关于本人的考察材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等也属于考核、鉴定类材料。
补充收集及处理办法：缺少年度考核登记表，特别是近几年的，应首先查找补充收集未及时归档的原始材料。查找不到的，具备补填条件的可以进行补填，补填的年度考核登记表内容要真实、手续要完备、表格制式要符合当时要求；不具备补填条件的，由当时所在单位党委（党组）出具是否参加考核的书面证明材料，参加考核的须注明考核等次。对于原单位已不复存在的，要由现所在单位党委（党组）说明原因。以上补填的年度考核表应按实际补填日期填写，同时在目录的“备注”栏里注明“补填”字样。
（三）学历学位材料
查缺重点：学历学位材料是否齐全。总的来说，学历学位材料一般应包含报考入学、在校学习、毕业等三个阶段形成的材料。根据学历学位层次的不同，材料收集要求如下：
（1）大学、大专学历。1977年以前入学的，有学历无学位，档案中须有高校毕业生登记表或高校选拔学生登记表；1977年恢复高考制度后入学的，须有报考登记表、高校学生学习成绩表、高校毕业生登记表和授予学士学位的材料。
（2）硕士研究生学历。须有报考攻读硕士学位研究生登记表、硕士研究生登记表、学习成绩表、硕士毕业研究生登记表、授予硕士学位决定，参加硕士研究生单独考试的，还应有专家推荐表。
（3）博士研究生学历。须有专家推荐书、报考攻读博士学位研究生登记表、博士研究生登记表、博士研究生学习成绩表、博士毕业研究生登记表、授予博士学位决定。
（4）党校学历：须有学员成绩表、毕业论文评审答辩情况
表、毕业学员登记（鉴定）表或党校学历证明；
（5）国（境）外学历、学位：须有国（境）外学校出具的学历、学位证书。2000年以后获得的国（境）外学历学位，还需有教育部留学服务中心出具的认证材料。
补充收集及处理办法：缺少大、中专以上学历学位材料的，可到毕业学校查找复印入学登记表（或新生花名册）、学籍材料、学习成绩及毕业生登记表（或毕业生花名册），并加盖学校公章或出具证明材料等。缺少入学材料的，也可到当地招生办公室查找复印当年考试成绩、录取名册，并加盖招办或出具证明材料等。毕业证书学位证书需彩色复印一并存档。
（四）职称材料
查缺重点：档案中的职称记载是否有相应评聘材料。要有评聘初级、中级和高级专业技术职务的材料。通过全国统一考试取得会计师、审计师、经济师等专业技术人员职业资格证书的，应有相应的专业技术资格考试申报表。
补充收集及处理方法：缺少职称材料的，可向本人所在单位
职称评审单位收集评聘专业技术职务或职称资格的呈报表或评审表；通过全国统一考试的，补充收集专业技术资格考试申报表；查找不到的，可收集任职资格证书复印件或公布评聘专业技术职务的文件复印件。
（五）培训材料
查缺重点：1997年以来档案记载有2个月以上培训经历的是否有相应材料。
补充收集及处理方法：缺少1997年以来2个月以上培训材料的，可以向培训单位或干部员工本人收集相关的培训登记表、考核鉴定表、培训成绩表、培训结业证书等。
（六）政审材料
查缺重点：入党、入伍、考取研究生等经历有无政审材料；更改出生日期、工龄的相应材料是否齐全，一般包括原始有效材料、调查报告、组织批复或认定意见、本人说明等。
补充收集及处理方法：按照人员管理权限查找，到原批复单位补充收集相关材料。
（七）党团材料
查缺重点：根据档案记载“政治面貌”的情况，是否缺少入党志愿书、1985年、1990年党员登记表和加入民主党派的材料。
停止党籍后经批准恢复党籍的，要有审批材料。1985年以前入党的中共正式党员，要有1985年党员登记表；中共正式党员1990年在省级机关、中央部分驻鲁单位和济南、青岛市部分单位和驻济南、青岛市大专院校（包括成人高等院校）的，要有1990年党员登记表；是民主党派成员的，要有加入民主党派的材料。
补充收集及处理方法：
(1)缺少入党志愿书的，应立即通过多渠道补充收集，确实找不到的，要按照重新填写的有关规定办理。一是现所在单位党组织会同原入党所在单位党组织对党员身份进行甄别，必要时采取实地调查等方式，以确定党员身份。原单位党组织出具证明（原单位不存在的，须有现单位党组织出具证明，县或县级以上党委组织部门审核，证实其党员身份；二是确定党员身份后，现所在单位党组织提出承认其党员资格的意见，报上级党组织（县级或县级以上党委组织部门）审查同意；三是根据党员入党时实际情况，重新填写《入党志愿书》。现所在单位党组织在其“备注”，栏中注明原入党材料丢失的情况和原因；四是现所在单位党组织将补填的《入党志愿书》，连同原单位党组织的有关证明材料，一并存入本人档案。
（2）缺少（应有而未有）党员登记表的，到原单位党委（党组）或组织人事部门查找登记时的原始文书档案记载，并据此写出书面情况说明。
（八）奖励材料
查缺重点：档案记载有奖励记载的是否有相应材料。县级以上的奖励材料要齐全，手续要完备，要有审批单位公章和审批时间。
补充收集及处理办法：缺少奖励材料的，一般补充收集相应的奖励审批表等材料；查找不到的，可收集奖励证书复印件，也可到表彰单位查找收集奖励文件。
（九）任免及考察材料
查缺重点：任免及相应的考察材料是否齐全规范
干部档案中要有与任职经历相对应的干部任免表。1 9 9 7年以来的干部任免审批表要按规定逐项填写，任免手续要完善。干部提拔重用的要有考察材料，1 9 9 7年以来的考察材料要有形成材料的单位（或考察人）和时间。补充一点，劳动合同书归档要有完整性、连续性。
补充收集及处理方法：缺少任免材料的，向有关任免单位收集查找。因年代久远、单位变更等原因确实找不到任免表的，可从文书档案中复印相应的任免文件代替，注意不得以证明代替。干部提拔重用缺少考察材料的，按照干部管理权限向干部主管部门补充，收集。
注意：补充收集考察材料，要看当时是否履行了考察程序，并形成了考察材料。如当时未履行考察程序，应由考察单位书面说明情况并归档，不得重新制作考察材料。
（十）工资材料
审核重点：1 9 9 3年以后的工资材料是否齐全
档案中要有1993年工资制度改革以来的历次工资变动审批表，审批手续要完备。
补充收集及处理办法：缺少1 9 9 3年以后的工资材料的，应向本人当时所在单位查找补充原件入档。确实查找不到的，可由原所在单位党委（党组）出具相关的证明材料，并填写《工资变动登记表》，注明工资变动起始时间、变动前后档次、级别和工资额等。
三、档案材料排序编目
（一）材料排序
1．第一、二 三、七、十类的材料按时序法进行排列。
2. 第五类材料的排序：上级批复、结论或决定（包括个人对结
沦或决定的意见），调查报告，证明材料。
3．第六类材料的排序：入团志愿书，入团申请书，团员登记表，
退（离）团材料；入党志愿书（取消预备党员资格的组织意见），入党申请书，转正申请书，中国共产党党员登记表（不予登记的决定、组织 审批意见及所依据的材料，民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表，认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料），退党材料；加入民主党派的材料。
4. 第八类材料的排序：处分决定（免于或撤销处分的意见）、本人对处分的意见、调查报告（复查改正有关证明材料）、本人检查或交待材料（本人主要申诉或申请撤销处分材料）
5. 第四、九类材料采取二级分类，先按材料的性质，然后对同一小类项目的材料按照时序法由远至近依次排列。
（二）编目登记
1．编目，人事档案材料的编码包括顺序号、页码。顺序号包括材料的类号和序号。类号是指对人事档案材料所划分的十个大类号，序号是每类中具体材料的排序号。编写顺序号用铅笔，标在每份材料首页的右上角。如9-1-2表示为第9份材料第1小类第2份材料。在每份材料右下角编上顺序号的同时，按图书计页法（即单面为一页），用铅笔在材料每面的右下角编上页码，页码的编写方法为，凡有图文的页面，每面作为一页；有封面的材料从封面开始编写；空白纸和托裱衬纸不计页数；复印件和原件应该视为一份材料，统一编写页数。
2. 登记，根据排好序的档案材料在目录中登记录入。
(1)“材料名称”根据材料题目填写，其中第五类“政审材料”
的证明材料，要写明谁证明谁的什么问题，不能简单地只写“证明材料”几个字；
(2)“材料形成时间’’填写材料落款时间，其中有多个时间的材料，一般以最后的时间为准，也就是以文件办理完毕、正式生效的时间为准；
(3)“页数”按照编好的页数如实填写；
(4)“备注”填写需要说明的情况，其中，归档材料因为内容
相关合并为一份材料的，如附有考察材料的干部任免审批表、复印件等情况要在目录备注栏注明。
(5) 每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。特别是第三类、第四类、第九类等。
四、档案材料加工装订
（一）复制
由于年代较久，引起纸张变质、墨水褪色、字迹模糊，或采用铅笔、圆珠笔、蓝色墨水、复写纸书写等材料，应采用复印、扫描等方法进行复制，以便以后保管和利用。
复制应保持材料原貌，不能任意扩大或缩小，不能对原件内容进行修改．复制后的材料应清晰，附在原件后，与原件作为一件。复制件完成时，必须认真校对，要注明出处、复制时间、复制人，加盖材料出具单位或人事关系所在单位组织人事部门的印章，确保复制材料真实有效。因字迹不清原因复制的，原件和复制件同时归入档案，复制件放在原件的前面。
（二）技术加工
技术加工档案材料以A 4规格的纸张作为样式，大于A4或小于1 6开的材料均应进行技术加工。
1. 档案材料上的订书针、曲别针、大头针等金属装订物应当拆除。
2．幅面过大的档案材料应进行折叠或剪裁。折叠（一般前折）后的档案材料要保持平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读。对于超出A 4纸大小(297×210mm)的文字材料，可进行剪裁或折叠，剪裁时不得损坏材料上的文字、印章、图形等内容，同时须在左侧留出2 5 mm的装订空间。
3、对破损、卷角、折皱、幅面过小的材料，通过单面裱糊、夹面裱糊等方法固定在白色衬纸上，对档案材料进行保护。裱糊后的材料要晾干、压平、切剪，注意不能在阳光下暴晒或使用高温烫烤。
4．对左侧装订边过窄、装订线内有文字的材料，或者纸张较薄、 装订时容易破损的档案材料，要采取加边包边的方法加以保护。
5．为方便档案利用和后续材料补充，每份档案材料在整理时必须保证各自独立，禁止将多份材料以缝纫、裱糊等形式粘连在一起。
（三）档案材料装订
装订要求采用中组部统一标准的人事档案盒。
1. 人事档案打孔时，要采用专用打孔机，打孔机口径5mm.打孔完毕装订时，档案目录置于卷首，卷内材料排列顺序与目录相符。档案中原有小于A4纸型且已经经按照要求整理装订的档案材料，可以裱糊成A4型纸，也可以维持原状。
2. 档案材料应左边、下边对齐，在左侧打孔装订，做到结实、齐整、美观，不掉页、不倒页、不压字、不损坏文件，方便阅读。如果左侧的空白边不够，要托裱出装订边，不能压字。
注意：装订时只要求档案材料左边、下边对齐，卷内有不同幅面的材料，右边、上边不能对齐是正常的，不需要刻意追求“四边齐”，干部人事档案如果太厚（厚度超过3.5厘米），可以分成两卷装订；分卷装订时，必须保证同一类材料及对应目录分在同一卷中，也可以用标准的4.5厘米、5.5厘米人事档案盒。目录打印时应单面打印。档案盒背脊应附边签，用于书写干部的姓名、籍贯、档案编号等。
五、有关工作要求
1．依法依规补充收集归档材料。《中华人民共和国档案法》规定，“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为已有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档”。《干部档案工作条例》 第二十二条规定：；“各级党和国家机关、人民团体、企事业单位的有关部门，要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，及时的将新形成的干部档案材料送交有关干部档案管理部门归档”。
2．规范材料收集渠道。档案材料原则上通过单位组织人事部门收集并送交存档。对绕过单位组织人事部门送交的个人档案材料，档案管理部门应不予接受。
3. 为确保档案安全，整档时严禁吸烟，茶杯远离档案。
4. 不得私自涂改、抽取或伪造档案材料；不得擅自处理或销毁档案材料。
5．注意核对，防止丢失档案材料和泄露档案内容。