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卓航档案管理系统简介

文章出处: 人气:发表时间:2020-09-04 09:29:40

一、硬件支持:

1、服务器系统环境需求

• 基于x86技术架构的服务器系统,推荐至强4核3.0G以上CPU,双至强CPU最佳;
• 推荐8G以上内存;
• 软件安装目录要多于1G的剩余空间,如挂接电子档案原文,推荐2T以上硬盘,具体容量根据实际情况配置;服务器支持RAID5技术,并配备3块以上硬盘最佳;
• 推荐安装微软Windows Server 2008操作系统,也可以支持Linux系列操作系统;
• 推荐安装微软SQL Server 2008数据库系统,也可以支持Oracle,MySQL或国产达梦数据库;

2客户端系统环境需求

• 基于x86的个人电脑,推荐酷睿双核2.0G以上CPU,酷睿二代I系列最佳;
• 推荐2G以上内存,4G以上最佳;
• 推荐1366*768以上分辨率(1600*900最佳)的显卡及显示器;
• 推荐使用Windows 7操作系统,同时也支持其他Windows XP、Windows8.1及Windows 10操作系统

二、软件支持:

1系统概述

      数字档案管理系统软件是根据《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》相关标准,遵循《电子文件管理暂行规定》而设计的。系统基于纯B/S 结构,使用网页浏览器访问,系统提供了覆盖档案室各项工作的全部功能,包括档案收集、整编、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研八个业务环节。系统采用导航式、目录式界面设计,将各个业务环节相互衔接,形成一个有机整体,实现对纸张、电子文件等资料的收、管、用、存等功能,实现了档案信息的闭环管理及一站式服务。该产品能及时、开放的接收各种信息系统档案资料,避免信息沉淀,降低信息孤岛风险。
无论是档案索引数据的管理,还是从纸质文件中提取数据形成电子文件、制作高质量的影像文件,上传挂接到档案管理系统,数字档案管理系统软件都可以使工作更加简单,在业务流程中提高管理能力和工作效率。
数字档案管理系统软件有快速实施部署能力及简单、灵活的功能定制能力,具有很强的可扩展模式及可维护性。适用于各级机关单位、企事业、公司及集团公司使用,支持文书、基建、会计、设备、声像、实物、科技、人事及国土、工程、照片、婚姻等各类档案的收集和管理。

2系统特点及优势

  • 支持国家档案局颁布的各项业务、技术和管理标准。
  • 系统提供了覆盖档案室各项工作的全部功能,包括档案收集、整编、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研八个业务环节的相关功能。
  • 系统具有简单、强大的可扩展模式,默认支持存储管理文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、科技档案、声像档案、人事档案、实物档案、婚姻档案、合同档案等多种类型档案,用户也可根据业务情况新增单位自有的档案门类,并自定义相关数据项和档号格式。
  • 高保真多媒体图像压缩、多格式电子文件支持,提高电子档案网络查询效率。
  • 在Web界面无缝集成文件、照片、档案专业数字化加工工具,可以在档案管理系统中直接进行档案数字化扫描及上传挂接。
  • 跨库检索及高效便捷的高级检索方式,跨种类信息资源库的内容关联,实现跨公文、各门类档案、图书、资料等不同信息之间的关联检索。
  • 提供批量挂接工具,自动挂接工具、自动挂接管理功能,让大批量历史档案上传挂接更加方便。
  • 支持在线借阅申请,在线审批流程及在线查看电子档案及根据用户级别控制不同图像水印,支持外部用户在电子阅览室调阅公开档案图像。
  • 自定义报表:用户可以在现有报表的基础上添加自定义报表,可以使用Word或Excel定义报表模板,可以制作各种目录,如卷内文件目录、归档文件目录、案卷目录等等。
  • 具备完整的用户权限控制系统,可以根据用户的权限分配相应的查询权限和管理权限,不能访问无权限档案数据。
  • 支持机关单位向档案馆或档案馆向上级档案馆移交档案的三级移交模式,支持通过政务云的在线移交,也支持离线移交。
  • 支持基于Web Service的OA接口或业务接口,可以将OA或业务系统归档的电子档案自动加盖档号章。
  • 平台化产品设计,模块化组件,遵循XML数据交换规范和开放的元数据体系,丰富的对外开放接口易于和其他系统灵活对接。
  • 采用业界领先的内容管理技术、知识管理技术、OCR文本识别技术、全文检索技术,构建功能强大可灵活定制的各类档案信息管理平台。
  • 系统采用导航式、目录式界面设计, 简洁易用的操作流程和管理界面,将各个业务环节相互衔接,形成一个有机整体,提高了业务流程中的生产力和工作效率。
  • 纯B/S模式,客户端只需网页浏览器即可使用档案管理系统,便于网络查询和降低运维成本。
  • 开放的J2EE三层技术架构,支持跨平台、跨数据库运行,保护用户原有IT设备投资。

3技术架构及系统结构

    数字档案管理系统软件囊括了档案室(保密室)归档及档案管理、档案利用以及立档单位档案室移交档案的全过程。其应用目标是将日常数字化办公流程中的数字档案与传统介质形成的物理档案的数字化文档进行统一的管理利用。
    数字档案管理系统软件系统结构及技术架构如下图:

图:技术架构图


4软件登录及主要界面


5软件功能模块

5.1文件管理

  • 文件管理的类型可以自由扩充,收文、发文、资料、签报以及各种业务文件等;
  • 可自定义文件的著录项,即可对录入项名称、类型、长度、显示与否等进行定义;
  • 可自定义文件录入界面及文件列表显示项;
  • 提供文件的增加、删除、修改等常用功能;
  • 登记文件信息的同时可以原文扫描或导入到系统;
  • 文件录入项可以根据数据字典表提供下拉选择功能,且数据字典表可自定义修改;
  • 提供主题词的自动标引功能;
  • 提供批量修改、批量删除功能;
  • 可打印收、发文及其他文件类型登记薄、处理单、收文、发文单等报表,且报表类型可以自定义修改;
  • 提供文件分类查询,可以按年度、来文机关、紧急程度、所属部门等分类查看文件;
  • 可以将文件提交到预归档的对应档案门类,进行档案整编;

5.2文件检索
  • 提供简单查询、复合条件高级查询;
  • 支持模糊查询方式;
  • 支持自定义分类查询功能;
  • 支持跨年度、跨分类查询;
  • 支持自定义检索,可以将常用查询条件保存为自定义检索;

5.3预归档

  • 对文件管理提交归档的文件进行审批;
  • 对各个档案门类未归档文件进行著录、整编;具有修改、补充、调整等信息补充功能;
  • 提供散文件归档功能;提供组卷功能,支持手工组卷及自动组卷;
  • 提供针对各种档案管理模式对应的档案报表套打功能,如卷内目录、案卷目录、归档文件目录、卷内备考表、全引目录、分类目录等,并支持目录报表自定义功能;
  • 案卷目录与卷内文件目录可以在同一界面分层显示,即点案卷条目,对应的卷内文件目录同时显示;
  • 提供批量修改、批量删除功能;
  • 可对案卷进行调整,实现任意类型案卷间、案卷内的文件调整、合并、拆分;
  • 可以直接在档案管理界面直接进行原文扫描,文件名可以自动生成、电子文件可以上传到档案管理系统存储、可进行追加扫描、覆盖扫描、插入扫描、删除多余页、图像放大、图像缩小、图像旋转、纠斜、去污等操作;
  • 支持将已经扫描好的原文提交到档案管理系统,并可实现批量上传;
  • 提供兼容多种文件格式浏览功能,可支持TIF、JPEG、BMP、GIF、PNG等图像格式,也支持PDF、DOC、XLS等文档格式的直接显示;
  • 上传双层PDF文件或DOC、XLS等文件时,支持将原文内容存入全文索引,以便全文检索;

5.4档案管理
  • 提供综合档案门类管理,包括文书档案、会计档案、基建档案、设备档案、科技档案、声像档案、人事档案、实物档案、婚姻档案、合同档案等,并且档案门类可以自定义,可以添加、删除、更改档案门类;各个档案门类的著录项可以进行自定义;
  • 兼容文书档案最新归档方法即简化不立卷方式;
  • 档号编制(可根据档号格式及著录信息自动生成),支持批量调整档号功能;
  • 提供针对各种档案管理模式对应的档案报表套打功能,如卷内目录、案卷目录、归档文件目录、卷内备考表、全引目录、分类目录等,并支持目录报表自定义功能;
  • 案卷目录与卷内文件目录可以在同一界面分层显示,即点案卷条目,对应的卷内文件目录同时显示;
  • 可对档案数据进行修改、添加、删除、查看、排序等操作;
  • 提供批量修改、批量删除功能;
  • 提供数据导出、数据导入功能。可导出和导入标准格式数据(支持Excel和DBF),提供良好的系统兼容性;
  • 可以直接在档案管理界面直接进行原文扫描,文件名可以自动生成、电子文件可以上传到档案管理系统存储、可进行追加扫描、覆盖扫描、插入扫描、删除多余页、图像放大、图像缩小、图像旋转、纠斜、去污等操作;
  • 支持将已经扫描好的原文提交到档案管理系统,并可实现批量上传;
  • 提供兼容多种文件格式浏览功能,可支持TIF、JPEG、BMP、GIF、PNG等图像格式,也支持PDF、DOC、XLS等文档格式的直接显示;
  • 上传双层PDF文件或DOC、XLS等文件时,支持将原文内容存入全文索引,以便全文检索;

5.5档案检索

  • 提供简单查询、复合条件高级查询;
  • 支持模糊查询方式;
  • 支持自定义分类查询功能;
  • 支持跨年度、跨分类查询;
  • 支持自定义检索,可以将常用查询条件保存为自定义检索;
  • 支持指定档案门类或跨档案门类全文检索功能;

5.6档案利用
  • 既支持实物借阅,也支持电子借阅,实物借阅支持单位内部借阅及外部单位借阅;
  • 借阅登记:根据借阅要求使用检索功能查找需要借阅的档案信息,填写档案借阅登记表,支持借阅车功能,可一次借阅多份档案;
  • 借阅审批:档案管理员根据借阅者提交的借阅申请,进行审批,可以通过或者不通过审批,档案管理员无法决定的可以转给相关领导进行审批,可以定义审批流程;
  • 催还管理:对到期未还的档案进行提示,并打印催还单;
  • 可以按照借阅目的、借阅日期、借阅人、利用方式、期限等进行查询;
  • 可根据借阅目的,利用方式等情况进行统计借阅人次、借阅卷次,输出直方图示意图;
  • 提起电子借阅的查询需求(已经挂接了原文的档案),经审批后提供在线阅览功能,可以控制查看期限,过期限的借阅取消在线阅览权限,可以控制打印权限,可以控制图像阅览及打印是否增加图像水印;

5.7档案保管
  • 库房管理,库房及密集架维护,支持虚拟库房功能,可以查到任一密集架区域所存放的档案列表;
  • 支持档案的上架、下架、移动功能;
  • 温湿度登记,温湿度统计,支持月统计、年统计;

5.8档案鉴定
  • 按照保管期限的设置,查询已过期档案;
  • 对保存期限满的文件材料,重新判定档案保管期限,对已失去保存价值的档案,必须编制“档案销毁清册”,报请领导审批,经确认纸质文件按规则进行销毁,电子文件从数据库中删除;
  • 鉴定情况查询,销毁情况查询;
  • 密级鉴定,可以根据关键字进行批量解密划控;

5.9档案编研
  • 提供编研分类包括:大事记、组织沿革、基础数字汇编、重要文件汇编、人事任免汇编、全宗指南。
  • 可以新建和删除编研库,记录编研成果情况。
  • 提供编研材料检索功能支持从各类档案库、资料库检索数据添加到编研库中。

5.10档案统计
  • 支持国家档案局最新的基本情况年报统计;
  • 年温湿度统计,按年、库房来统计温湿度情况;
  • 利用统计,可根据借阅目的,利用方式等情况进行统计各个档案门类借阅人次、借阅卷次,并输出直方图示意图;
  • 档案数量统计,可以按年度、全宗来统计每个档案门类的案卷数,文件数,已挂原文数,案卷级原文页数及文件级原文页数;
 
5.11数据管理
  • 接收电子政务系统、OA系统或其他业务系统产生的电子文件;
  • 向档案馆移交档案,接收其他单位移交的档案(按格式导出档案数据);
  • 提供数据导出、数据导入功能。可导出和导入标准格式数据(支持Excel和DBF),提供良好的系统兼容性;
  • 查询移交、接收情况;
  • 查询数据导入、导出情况;
  • 专题打包、刻盘打包;

5.12系统管理
  • 全宗管理,支持单全宗和多全宗;
  • 文件类型和档案门类可根据需要自定义设置,提供创建、修改、增删、扩充类型功能;
  • 元数据管理,各个文件类型和档案门类的著录项可以进行自定义,添加、修改、删除、维护著录项,支持一级、二级、三级结构关系;
  • 实体分类维护;
  • 支持档号格式自定义,每个档案门类都可以定义独立的档号格式,支持任意多级档号规则,支持中文、代码混编单号格式;
  • 数据字典维护,可以对著录项里数据字典进行维护,如果保管期限,密级,载体类型,紧急程度,利用方式,利用目的等等;
  • 档案库可以自由维护,增、删、修改各个节点;
  • 主题词库可自定义维护;
  • 审批流程设置;
  • 图像水印方案设置及管理;
  • 自动加盖档号章设置;
  • 自动批量挂接设置;
  • 公共管理;

5.13授权管理
  • 机构设置,设置灵活的机构、部门调整功能,以机构确定立卷和查询利用的权限;
  • 用户帐号管理,增加、修改、删除用户,分配用户帐号、密码;
  • 权限管理,指定用户权限,设置用户能查询到档案的范围、能否看到最终原件,采用分组管理,用户权限可以设置到某个功能菜单是否可用、某类档案是否可以检索或管理,能方便的设置某一个用户或用户组对档案的管理、检索利用权限;
  • 日志管理,跟踪用户系统使用行为,终止非法用户访问,监控非法授权使用;

5.14个人中心
  • 我的借阅,支持实物借阅和电子借阅,查询我的所有借阅申请,查看审批情况,如果电子借阅可以直接查看原文;
  • 我的检索,可以将文件检索、档案检索条件进行保存,后续使用直接点击自定义检索即可,辅助编研;
  • 我的审批,具有审批权限的用户,可以查询所有借阅申请,并进行审批;
  • 我的编研,将自己编研成果存放,方便使用;
  • 我的资料,个人资料修改,密码修改,权限查看;

5.15 OA或业务系统接口及档号章
  • 提供OA或其他业务系统接口;
  • 使用标准Web Service;
  • 支持TIF,JPG图像格式,也支持DOC、PDF文档格式或视频格式;
  • 接收后的电子档案归档时可以自动加盖电子档号章;

5.16 在线OCR及全文检索
  • 可以将挂接到档案管理系统的档案图像进行OCR文字识别;
  • 支持TIF、JPG图像格式;
  • 支持Doc、XLS、PPT文档格式;
  • 支持双层PDF格式;
  • OCR文本识别后的图像可以进行人为修改、调整;
  • 可以对OCR后的文件内容进行全文检索;

5.17 文档安全及图像水印控制

  • 可以对挂接后的档案图像进行加密存储,防止内部泄密;
  • 查阅档案时自动进行解密处理;
  • 查看图像时可以进行显示图像水印,可以根据用户权限控制图像水印的显示,及打印图像的水印控制;

5.18 移交与接收

  • 机关单位可以通过政务云向档案馆在线移交档案数据及档案影像;
  • 机关单位可以通过离线移交的方式向档案馆在线移交档案数据及档案影像;
  • 档案馆可以接收或退回移交的档案;

6软件版本

6.1单机版
    卓航数字档案管理系统软件有快速实施部署能力及简单、灵活的功能定制能 力,具有很强的可扩展模式及可维护性。适用于各级机关单位、企事业、公司及 集团公司使用,支持文书、基建、会计、设备、声像、实物、科技、人事及国土、 工程、照片、婚姻等各类档案的收集和管理。

6.2网络版
    将档案管理的价值提升到信息共享与信息服务高度。档案业作为承载政务信 息资源开发与利用的核心机构,通过对档案信息的挖掘,提升信息利用价值,使 其成为各级政府政务公开、信息服务的工具,服务内外部用户,更好的为国家经 济建设提供信息资源。
  • 支持国家档案局颁布的各项业务、技术和管理标准。
  • 系统提供了覆盖档案馆(室)各项工作的全部功能,包括档案收集、整编、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研八个业务环节。
  • 系统遵照档案“三个一体化”的建设方案,即"文档一体化”,“馆室一体化”,“馆网一体化”。
6.3网络版(OA对接)
  1. 纯B/S模式,客户端只需网页浏览器即可使用档案管理系统,便于网络兼容性问题,和降低运维成本。
  2. 开放的J2EE三层技术架构,支持跨平台、跨数据库运行,保护用户原有IT设备投资。

信息加密安全控制系统(设备)


    对档案信息进行加密和使用监控,相当于系统的“黑匣子”,极大的保护了软件使用者和软件的安全,杜绝了泄密及安全问题。







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