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干部人事档案编号方法

文章出处: 人气:发表时间:2020-12-31 10:07:44
(1)笔形编号法。笔形编号法是按照档案卷名(即干部姓名)的笔形取角编号的方法(如四角号码和类似四角号码法),这种编号具有简便、易学、编号效率高、误差少,档案存放集中、稳定等优点。检索方法比较科学、只要掌握了取笔形编号的基本规则,就能运用自如。
(2)姓氏笔划编号法。姓氏笔划编号法,首先按照姓氏分类,然后再按姓名的笔划多少为序进行编号的方法。这种方法的优点是:简单、易学,档案存放位置固定,不易错号。但是由于姓氏的不均衡,易出现有的号过多,有的号过少,档案存放不整齐、头绪多,编号、检索慢等问题。
(3)汉语拼音字母编号法。汉语拼音字母编号法是根椐汉语“音序检字法”的原理,按干部姓名的拼音字母次序排列编号的方法。这种方法也比较科学,只要熟悉掌握了汉语拼音方法,编号和使用都很简便。缺点是:如拼音不熟练或不准,易出差错。
此外,还有的单位采用“单位编号法”、“职务(职称)编号法”、按干部调进时间顺序“大流水排列编号法”,等等。但这些编号方法都不同程度地存在档案存放位置不固定或检索费事、效率不高以及需要经常调整档案柜等弊病。档案数量多的单位不宜采用这几种方法编号。

干部人事档案上架(入柜)排列,是指干部人事档案入库保存,在档案架或档案柜中贮存组合排列的方式。上架(入柜)排列科学合理,不仅存取档案方便,还能最大限度地节省存放空间。档案上架(入柜)排列的方法是否科学,同档案编号、检索方法和贮存条件相关。主要的方法有以下几种:
1.一条龙排列方式。这种方式是把所管理的全部干部人事档案按照档案号的大小顺序,从小到大,依次上架或入柜,从左向右,延伸至末。每个架(柜)标出几号至几号,每层档案架或每个档案柜存档案不宜过满,留出适当的空位,以备增加档案存放。这种方法按档案号顺序上架(入柜),档案存入位置固定,存取简便、准确,检索效率高。凡采用“笔形编号法”、“汉语拼音字母编号法”和“大流水排列编号法”编写干部人事档案号和编制检索工具的部门,都适宜采用这种上架(入柜)排列方式。
2.按姓氏分别排列方式。这种方式是把所管理的干部人事档案按姓氏编写的档案号分别上架或入柜。在一个姓氏中,从小号至大号,依次顺延排列,以姓氏笔划编号法编写档案号和检索工具的部门,适宜此种上架(入柜)的排列方式。
3.按群体组合排列方式。这种方式是以一个地区或一个单位的干部的档案组合为一体,分别上架或入柜。档案的排列,可以按职务或是按部门,也可按收档的顺序编号排列。这种排列方式,对集中了解一个地区、一个部门的干部情况较为方便。但是,摊多,保存不统一、不固定,经常需因干部的工作单位变动而调整档案的存放架(柜)。
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