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档案数字化是档案管理的未来趋势

文章出处: 人气:发表时间:2018-05-23 10:24:05
  随着现代信息技术的迅速发展和大量电子文件的产生,档案数字化具有检索方便、实时同步备份、存储空间小,维护方便安全的优势,成为发展的必然趋势。为适应国家信息化建设和档案事业发展要求,促进我县档案事业现代化水平的提高,县档案局决定于2018年5月份开始,3年内完成全部馆藏档案数字化加工项目,下面让我们一起了解什么是档案数字化。
 
  档案数字化(digitization)是指用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。纸质档案数字化就是采用扫描仪或数码相机等数码设备对纸质档案进行数字化加工,将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。
 
  纸质档案数字化的基本原则是使档案信息资源能准确、方便、快捷地提供利用,使档案信息资源得到共享,以满足单位或社会对档案利用的需求。就数据内容而言,档案数字化加工应包括目录数据(档案)、文件数据(扫描原件)、多媒体数据(图档、音频、视频)等。
 
  Digitization of archives
 
  档案数字化的主要作用
 
  档案数字化是档案信息化建设重要内容,档案信息化建设的核心是资源建设。资源建设包括两大方面任务:
 
  档案数字化能有效地保护档案原件
 
  Digitization of archives
 
  档案数字化较传统档案管理有不可替代的先进性
 
  1
 
  提高经济效益
 
  过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段,致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案,不仅节约了保管费用,节省了占地空间,而且查阅方便迅速,从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
 
  2
 
  提高办公效率
 
  数字化档案管理使资料能及时归档,并尽快提供利用。同时,数字化档案管理使查询资料变得非常简单,真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动,数字化档案事实上成为“无墙界档案”,档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
 
  3
 
  增强档案原件保护
 
  将纸制档案转变为数字化电子档案后,档案的使用更加安全。由其对历史久远的档案材料,数字化处理后无疑是对其更好的保护,另外,通过档案的数字化处理后,防止了部分档案篡改的行为。
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